1、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将现在档案工作日常各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致觉得它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉大家文件从其产生形成到最后销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段因为各阶段有其不一样的价值、用途和特征各阶段文件存在着与之相对应的保管地址和存放方法。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者觉得最适合国内国情和比较适当的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命动过程划分为制作阶段、现实用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命动过程。而国内档案工作通过归档口的设置将文件的1、二阶段作为文件将3、四阶段作为档案并采取非统一的规范和办法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此导致文档离别的不正常现象。要解决这一实质工作的难点需要达成文档一体化将文件和档案马上原来离别的2、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特征的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具备不稳定性、中间性和过渡性的特征都主如果为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只不过其价值、特征、存放地址不同因此文档一体化在日常主如果对2、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不一样的管理方法、保管场合其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有些可能没价值可以销毁有些一段时间内有价值然后再销毁有些具备永久保存价值以后还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和借助。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和打造文件中心具备理论依据在理论上是成立的在实践中是不是切实可行是不是确有必要呢?回答是一定的。
文档离别带来很多的弊病导致很多失去控制的具备要紧价值的账外文件档案部门由此馆藏水平减少进而致使不可以非常不错的发挥参考服务用途致使档案部门信息服务功能减少也致使了档案部门地位的减少。
伴随国内高新技术的进步文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加大文件管理的超前控制保证了档案的水平从而充分发挥了档案有哪些用途。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内遭到一致欢迎这种思想主要源自为解决文档离别使电子年代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档离别的根本方法。
最早产生于美国并在海外很多国家广泛时尚的文件中心适不适合国内国情、能否在国内打造和推广到今天在学术界仍未获得完全一致的认识。国内档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围打造了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也历程着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者觉得这并不排斥文件中心在国内打造推广只须注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为国内档案管理机构的有益补充。从现在试点的模式来看文件中心在国内是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的近况。
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